IML - World Leaders in Audience Response

De service van IML voor aandeelhoudersvergaderingenbiedt een snelle en nauwkeurige oplossing om stemmen uit te brengen naast een geautomatiseerde registratieprocedure die de aanwezigen op de vergadering aan hun stemrechten koppelt.

Het systeem maakt gebruik van het Communicator-stemkastje van IML om stemmen te registreren, waarbij elke stem wordt gewogen volgens het aantal aandelen in bezit. De resultaten van de resoluties zijn meteen beschikbaar en kunnen direct live aan de aandeelhouders worden getoond.

GEAUTOMATISEERDE REGISTRATIE

De aanwezigen worden snel en efficiënt geregistreerd, waardoor lange wachttijden worden vermeden. Kort geleden registreerde IML op een belangrijk evenement binnen de kortste tijd 2.500 aandeelhouders, waarbij de gemiddelde registratietijd per aandeelhouder minder dan 20 seconden bedroeg.

Alle aanwezigen (aandeelhouders, vertegenwoordigers van de onderneming, gevolmachtigden, gasten en pers) worden bij aankomst geregistreerd. Zodra de deelnemerss geregistreerd zijn, krijgen ze een Smartcard. Wanneer ze die in een stemstemkastje invoeren, krijgen ze hun precieze stemrechten toegewezen op basis van het aantal en de klasse van hun aandelenbezit.

ELEKTRONISCH STEMMEN

Het is mogelijk de registratie en de stemming tegelijkertijd op een aantal locaties te laten verlopen. Er wordt gestemd over elke resolutie en op het scherm van het toetsenpaneel wordt bevestigd dat de stemmen zijn uitgebracht. De stemmen kunnen in onderdelen worden uitgevoerd terwijl er een rechtstreekse stemming plaatsheeft en de geamendeerde resoluties kunnen direct worden toegevoegd.

RECHTSTREEKSE STEMMONITOR

Een monitor met live-informatie voor de voorzitter, secretaris en stemopnemer volgt de bijzonderheden van de aanwezigen en geeft actuele informatie weer over alle aanwezigen en over de status van de stemmingen bij volmacht. Mogelijke schommelingen als gevolg van de rechtstreeks uitgebrachte stemmen kunnen vóór het evenement worden bekeken, en aan de hand van een samenvatting van de resultaten kan de status van de stemming worden bekeken voordat deze wordt afgesloten.

VERSLAGEN

Binnen enkele minuten kunnen verslagen worden opgesteld, waardoor de resultaten binnen de kortste tijd aan de beurs bekend kunnen worden gemaakt. Een volledig controletraject en het verslag van de stemopnemer worden samen met de resultaten opgesteld onderverdeeld naar resolutie, aanwezigen op de vergadering, stemmen door de aanwezigen, aanwezigheid per klasse en opgeheven stemmingen bij volmacht.

De procedure van een vergadering:

	1.     DEELNAME De aanwezigheidskaarten van de aandeelhouders worden bij aankomst gescand waardoor de registratieprocedure wordt vereenvoudigd en versneld. De vertegenwoordigers van de onderneming, gevolmachtigden, gasten en pers worden op dat moment geregistreerd en hun details worden toegevoegd aan de database van de vergadering.
2.     REGISTRATIE De aandeelhouder ontvangt een Smartcard met een referentienummer dat gekoppeld is aan de stemrechten. Op de kaart is geen vertrouwelijke informatie van de aandeelhouder opgeslagen zodat deze bij verlies gemakkelijk ongeldig kan worden verklaard en kan worden vervangen.
	3.     MONITOR U kunt gefocust blijven op de vergadering door middel van de stemmonitor die de bijzonderheden volgt, waaronder informatie over de aanwezigen en een preview van de stemmingen met mogelijke schommelingen
4.     STEMMING Om te stemmen over de resoluties dient de aandeelhouder de Smartcard in de handset te steken. In tegenstelling tot stemmen bij handopsteken worden de stemmen ogenblikkelijk geregistreerd, waardoor de perceptie van de aandeelhouders verbetert dankzij het doeltreffende gebruik van moderne technologie. Een bericht op het scherm van de handset bevestigt dat de stem is uitgebracht. Stemmingen kunnen ook rechtstreeks in onderdelen worden uitgevoerd terwijl er een rechtstreekse stemming plaatsvindt.
	5.     RESULTATEN De resultaten worden direct weergegeven op het scherm, met de optie om onthoudingen te tonen. Het scherm met de resultaten kan volledig geconfigureerd worden volgens de wensen en logo’s van uw onderneming.
6.     VERSLAG De verslagen worden automatisch opgesteld, inclusief het verslag van de stemopnemer. Er wordt een reportage van het evenement met alle verslagen en de audit van de vergadering op cd gebrand.